Dans cette vidéo, nous échangeons avec Thibaut Lapointe, responsable achats de Vivest filiale du groupe Action Logement, sur les clés de la mise en place d’une organisation achats et d’un SIA bailleur social. Après du conseil et de l’informatique, Thibault a rejoint Vivest pour structurer les achats. Il revient sur cette année et les actions concrètes mises en place pour instaurer et structurer un service achats chez un bailleur social.

Création d’un service achats chez un bailleur social : l’évolution de Vivest

Issu de la fusion de deux entités, Vivest est aujourd’hui un des acteurs logement principal sur la région Grand Est avec un parc de 23 000 logements. Filiale du groupe Action Logement, Vivest a choisi de faire appel à Thibaut pour son profil analytique et opérationnel, complémentaire à celui davantage juridique de la directrice achats.

Vivest disposait auparavant d’un service du Code de la Commande Publique pour toutes les questions de respect du code et de passation des marchés. S’est ensuite opérée une transition des achats d’un vecteur de contrôle à un pôle achats.

Les achats chez Vivest : du contrôle à la performance

Le regroupement des achats a permis de sortir de cette logique uniquement de contrôle et passer dans une logique de performance achats, de développement, de participation à la stratégie de l’entreprise, autant sur les vecteurs non économiques, que sur les vecteurs de performance.

D’une démarche achats, le groupe est passé à une fonction achats.

Pourquoi la direction générale s’intéresse aux achats ?

Les achats chez Vivest, c’est d’abord une prise de conscience de la directrice juridique :

• Comprendre les marges d’évolutions et les enjeux
• Prévisualiser ce qui ce qui peut être mis en place, les bénéfices potentiels
• Intégration des problématiques achats dans le contexte de RSE

Une fois les tenants et les aboutissants compris, ce qui manquait était de la ressource pour transformer les connaissances et compétences acquises en actions concrètes.

La fusion a permis d’obtenir ces ressources et d’établir un plan d’action, et de créer la direction juridique et des achats.

Les jalons à déployer pour instaurer un service achats chez un bailleur social

Vivest a commencé par identifier des grands jalons dans le déploiement de la démarche achats au sein de l’entreprise, c’est-à-dire les piliers à déployer tout de suite pour atteindre les objectifs :

1. Rédiger une politique des achats — document d’entreprise présenté et validé au conseil d’administration qui matérialise les achats en tant que quelque chose qui fait partie intégrante de la direction de l’entreprise et qui n’est pas seulement un vœu pieux d’une poignée de personnes.
2. La cartographie — pour pouvoir faire toutes les analyses qui ont besoin d’être faites pour savoir comment se positionner à un instant donné pour ensuite pouvoir aller vers le changement.
3. Le développement des stratégies achats
4. La communication achats — interne et externe, la communication achats est indispensable pour faire monter en puissance les acteurs capables de comprendre et d’expliquer la démarche pour la faire adopter, notamment dans le contexte croissant de responsabilité sociale et environnementale (RSE).
5. Les formations achats — en interne, dans une structure décentralisée au niveau des achats, il faut mettre en place le système, les moyens, et former chacune des parties prenantes.

Un SIA bailleur social pour la création d’un service achats

Une grande partie des jalons est concernée par le digital et la mise en place d’un système d’informations achats, notamment la cartographie qui est intimement liée.

En effet, la segmentation des achats doit impérativement être liée au système d’informations achats pour que toutes les commandes ou les dépenses faites à l’intérieur de l’entreprise soient segmentées pour pouvoir être analysées et optimisées. C’est cette segmentation qui permet de faire les analyses et de monter une stratégie achats efficace.

Le choix de la mise en place d’un système d’informations achats a été motivé par deux raisons principales :

• Travailler dès le début avec les bons outils : instaurer les outils nécessaires dès la phase de réflexion pour gagner en efficience et construire l’organisation de demain,, et non s’adapter après.
• Légitimer les achats : instaurer une culture achats en interne, acter et communiquer sur l’investissement et la feuille de route.

Premier bilan SIA bailleur social : retour d’expérience un an après la mise en place d’un système d’informations achats chez Vivest

Les premiers retours sont positifs, notamment grâce à une réelle volonté de la direction générale d’agir pour et sur les achats.

La mise en place du SIA a notamment permis :

• D’avoir des acteurs engagés malgré une organisation décentralisée
• De mobiliser des personnes en interne qui ont compris les enjeux des achats dans les différentes directions
• De résoudre des problèmes des clients internes grâce à un partage d’information et une communication améliorée

SIA et création d’un service achats chez un bailleur social : quelques conseils

Pour efficacement amorcer une transition des achats, Thibaut nous livre ses conseils clés :

1. Trouver des alliés qui comprennent les enjeux et ce qui va être instauré au niveau des achats. Ils faciliteront la démarche et seront une voix de plus pour défendre le changement et sa mise en place opérationnelle dans des secteurs dans lesquels les achats ne sont pas encore complètement intégrés.
2. Jalonner et identifier les premières priorités
3. Gérer la mise en place de l’organisation comme un projet
4. Rencontrer d’autres acheteurs : benchmarking et networking et mieux définir la feuille de route et anticiper les obstacles éventuels
5. Mettre en place les bonnes pratiques et les bons outils, dès le début
6. Communiquer sur ses actions, en interne et en externe
7. Impliquer les acteurs et parties prenantes
8. Valoriser le progrès et la performance au niveau global, et non juste pour le service achats

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d’un système d’informations achats ? Okaveo vous livre toutes les clés pour vous aider à lancer votre projet de digitalisation de l’organisation achats :

• Comprendre les enjeux du digital pour les achats
• Monter votre projet de digitalisation des achats
• Anticiper les obstacles et éviter les pièges

Télécharger le livre blanc Comment mettre en place son Système d’Informations Achats ?

Okaveo, Système d’Informations Achats et SIA bailleur social, accompagne les bailleurs sociaux dans la création de leurs services achats

Tout comme Vivest, OPHIS a choisi OKAVEO comme système d’informations achats pour acheter efficacement :

« Au-delà du fait de passer des marchés, nous souhaitons avant tout acheter efficacement, mieux comprendre nos besoins et nos fournisseurs, être plus agiles et performants pour rendre un service de meilleure qualité, c’est pourquoi nous avons retenu Okaveo.

Un choix qui s’est porté sur un produit pensé achat, mais aussi sur une équipe dynamique et une communauté impliquée » témoigne André Pieuchot, Directeur Achat, Performance de gestion, prévention des Risques.

Inolya, premier bailleur social du département du Calvados, avec un parc de près de 30 000 logement, a également fait le choix d’un système d’informations achats :

« La Direction Achats et Performance d’INOLYA a choisi OKAVEO pour accompagnement le déploiement de la politique Achat de l’office ainsi que l’optimisation de son organisation Achat. OKAVEO devrait notamment faciliter l’évaluation Fournisseurs – sujet à fort enjeu. » déclare Tiphaine Gustave, responsable achats et commande publique.

Okaveo permet aux bailleurs sociaux de réaliser leur cartographie, définir leurs stratégies achats, piloter et manager les achats au quotidien, de manière 100% en ligne et à distance. Un grand gain de temps pour les équipes décentralisées, qui permet à l’ensemble des parties prenantes du processus achats de collaborer efficacement et simplement.

Un outil simple, pensé par des acheteurs, pour les acheteurs :

• Libérez du temps et simplifiez le processus achats
• Collaborez, suivez et exécutez en toute transparence, avec chaque acteur
• Managez vos achats, vos fournisseurs et votre budget, en un clin d’œil
• Améliorez la communication et la prise de décision

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