GHT : Quel système d’informations achats ?

 

Nous le savons, le secteur hospitalier est sous tension et le métier d’achat doit être pratiqué de manière collaborative, rapide et avec un accès rapide aux informations.

Cette tension s’étend à tout le métier et les équipes sont sous forte pression, ce qui contraint les organisations achats à mieux organiser leur temps et à délivrer la performance attendue. Les organisations achats doivent corriger leur problème d’organisation et peut-être déléguer certaines activités. 

Les avancées technologiques sont une opportunité pour les acheteurs hospitaliers, car ils disposent désormais d’outils d’achat plus performants et ergonomiques, avec des solutions Web et des abonnements. 

Les éditeurs de logiciels sont de plus en plus positionnés sur le métier d’achat et offrent suffisamment de choix pour répondre aux besoins des acheteurs. 

Le contexte actuel en 2023 est donc propice à l’adoption de ces nouveaux outils, qui peuvent aider les organisations achats à mieux gérer leur temps et à répondre aux fortes contraintes du secteur hospitalier.

 

Nous aborderons l’importance de connecter les outils achats (Okaveo) et financiers (CPage) afin de permettre une utilisation fluide et efficace des données. Nous parlerons de l’importance de la connectivité pour éviter les ressaisies et les pertes de temps qui en découlent. Nous mentionnerons également les besoins émergents dans les établissements publics, en particulier dans les GHT, où il est nécessaire de connecter les systèmes d’information achats et les approvisionnements avec les finances de l’établissement. 

En fin de compte, le partenariat proposé permettra une meilleure utilisation des données et évitera les ruptures entre les différents systèmes.

 

Merci aux participants de ce webinaire :

• Franck Perrin, CHRU de Nancy

• Florian Verot, CPage

• Fabrice Menelot, Okaveo

 

LE SI ACHATS, LA DONNÉE ET L’USAGE PAR LES GHT

 

L’EXEMPLE DU GHT SUD-LORRAINE

 

Le GHT Sud Lorraine, qui représente onze établissements, est labellisé RFR, ce qui implique une rigueur accrue en termes d’indicateurs de suivi et de pilotage. 

Le SI achat utilisé est Okaveo, qui permet de piloter toute l’activité d’achat au niveau hiérarchique et organigrammes. Le SI permet une fluidification de l’information entre les différentes parties prenantes impliquées dans le processus d’achat, notamment les acheteurs, les prescripteurs, les services marchés et les approvisionneurs. Le SI achat est pluridisciplinaire et intègre les utilisateurs et les approvisionnés, permettant à chacun de comprendre l’architecture et la complexité du processus d’achat.

 

Cependant, le transfert d’informations entre les différentes parties prenantes peut entraîner une perte d’informations au fur et à mesure que la donnée passe d’une strate à l’autre. L’objectif est donc de sécuriser la donnée et de s’assurer qu’elle est complète tout au long du processus d’achat. Pour cela, des comités achats sont mis en place pour valider les décisions dans les dossiers d’achat et des entretiens de synchronisation sont réalisés avec les acheteurs pour suivre l’avancement des projets et traiter les problématiques qui pourraient être remontées via l’outil de gestion de projet achats.

 

LIENS ENTRE BESOINS ET MATURITÉ

 

Le lien entre les besoins de données et la maturité de la fonction achats est variable en fonction du stade où l’on se trouve. Les fonctions achats débutantes ont besoin de gérer toutes les références et d’avoir un taux de couverture de marché pour passer des commandes et gérer les liquidations. Ensuite, une fois la cartographie des marchés effectuée, la fonction achat doit travailler sur le pilotage, la priorisation des dossiers et la gestion des gains achats.

 

Il est important de travailler sur les gains financiers et économiques tout en travaillant avec des indicateurs pour la direction des finances. Le processus de labellisation sur Nancy, qui fait partie du GHT Sud Lorraine, permet une interconnexion des données pour maîtriser la donnée et avoir accès à l’ensemble des parties prenantes sans la détériorer.

 

La saisie doit être exhaustive pour permettre de chercher des indicateurs extra financiers de plus en plus importants, notamment pour les CHU qui commencent à aller petit à petit vers des fonctionnalités RSE ou durables. Des projets de value based procurement ou value based healthcare nécessitent également ces indicateurs extra financiers.

 

DES SOUHAITS ET DES RÊVES

 

Nous connaissons les difficultés rencontrées dans le domaine de l’approvisionnement. Beaucoup de travail est nécessaire pour parvenir à un système performant et efficace. Malgré cela, de nombreux fantasmes existent autour de ce domaine, notamment celui du « clic bouton » où tout serait accessible immédiatement et sans effort.

 

Franck, au travers de ses équipes du GHT Sud-Lorraine, a également rencontré des souhaits et des demandes spécifiques, tels que des cartographies avec des quantités consommées triées sur une nomenclature précise, ainsi que des outils adaptés et des modèles pour faciliter le travail. Cependant, ces demandes doivent être accompagnées d’un effort de transversalité et de communication entre les différentes équipes.

 

Franck évoque également les problèmes liés au suivi des incidents avec les fournisseurs et la nécessité de disposer d’une base de données à jour pour éviter les rejets de paiement.

 

En fin de compte, bien que beaucoup de fantasmes existent autour de l’approvisionnement, il est possible de mettre en place un système efficace en travaillant en transversalité et en accordant une attention particulière à la communication et à la mise à jour des données.

 

LA VISION DE FRANCK PERRIN

 

La vision de Franck du GHT Sud-Lorraine sur l’utilisation d’outils et de dispositifs dans l’organisation des achats :

 

• L’importance de fournir des données propres et de les maintenir ainsi tout au long de la vie du contrat afin de garantir leur qualité. 

 

• Le lien entre les outils et la maturité de l’organisation, l’usage des outils doit être adapté aux besoins de l’organisation et évoluer avec elle.

 

• L’importance de la GEF (système d’information de Gestion économique et financière) comme source de données pour les acheteurs et comme destination finale des processus d’achats. 

 

• Le transfert de données doit être le même pour toutes les thématiques d’achats afin de garantir l’exhaustivité des données et éviter toute perte d’informations.

 

• La croissance de l’organisation en termes de maturité est la clé pour une bonne utilisation des outils et des dispositifs dans l’organisation des achats. La professionnalisation des achats et la croissance des compétences ont des effets collatéraux positifs dans toute l’organisation. Ainsi, il est important de faire évoluer simultanément l’ensemble de l’organisation, les compétences et les pratiques pour garantir une gestion efficace et responsable des achats.

 

LA VUE DU SI ACHATS

 

Il n’y a pas de système d’information (SI) achat performant et complet, donc le GHT Sud-Lorraine doit travailler avec plusieurs briques de logiciels. 

• Le premier besoin est un logiciel de gestion de projet d’achat, Okaveo.
• Le deuxième besoin est un logiciel de rédaction de marché pour traiter les processus administratifs de la fonction d’achat public. 
• Le troisième besoin est un logiciel pour faciliter l’étude des offres, pour lequel Nancy a investi dans un logiciel qui répond à leurs attentes. 
• Pour les contrats techniques, ils utilisent Okaveo et complètent avec une GED SharePoint, 
• Toutes les données doivent être compatibles avec tous les systèmes d’information pour arriver au logiciel d’exécution, la GEF. 

Mais comment s’assurer que toutes les données parcourront le bon processus et arriveront au bon endroit, depuis le logiciel de gestion de projet jusqu’au logiciel d’exécution ?

 

LES FLUX MACRO

C’est un schéma de souhaits, de transfert d’informations entre les différents applicatifs qu’on a en place en fonction du moment, de la durée du processus achats dans les GHT.

 

Que ça soit dans la programmation des dossiers, donc là, on va travailler plutôt avec Okaveo, on va travailler sur l’allotissement, donc là, on va passer sur un Epicure qui doit renvoyer l’allotissement dans Okaveo, puis lui doit transférer la donnée, peut être dans un logiciel de rédaction de marché ou en tout cas passer la main.

On a aussi les espaces acheteurs, on a les GED et le tout va finir finalement, dans une fois que le contrat est abouti, dans un transfert de données à la fois vers Okaveo, vers les GEF, vers des outils métier peut être comme pharma, sur sur les parties pharmaceutiques et voir comment tout ça s’imbrique dedans de manière la plus automatisée possible, bien que tout ne puisse pas s’automatiser puisque des transferts manuels seront obligatoires.

 

UNE COMPLEXITÉ RÉELLE ET DES CONSÉQUENCES PRATIQUES

 

Franck Perrin explique que l’objectif des GHT est de transférer les données justes pour l’acheteur avec un objectif de un lot/ un marché au 1er juillet 2024. 

Pour cela, ils doivent travailler sur la fluidité des données entre les différents systèmes et trouver quel champ, quelle donnée et quel système va alimenter chaque logiciel. Ils doivent aussi travailler sur l’accessibilité de la donnée pour les utilisateurs. 

Pour gérer ce projet, ils ont mis en place un groupe opérationnel qui va gérer spécifiquement ce projet tout au long de l’année 2024. 

Ils ont également constaté que leur système actuel, construit sur des habitudes de 20-30 ans, avait des limites et qu’ils devaient remettre à plat le système pour avoir une donnée juste à tous les niveaux. 

 

Enfin, ils doivent se poser la question de l’impact des données sur la contractualisation et sur l’exécution et travailler sur les différents impacts pour les utilisateurs et les paiements.

 

POUR FINIR

 

Nous parlons de l’importance de la gestion des données dans le développement des GHT et de la nécessité d’une collaboration transversale entre différents départements pour assurer un transfert de données efficace. 

 

Le directeur de site travaillera avec l’auteur pour co-diriger le projet, impliquant les équipes d’achats, de marché, d’approvisionnement, de facturation, d’utilisateurs et de prestataires techniques. 

 

Il est également important de sortir des habitudes et de remettre en question les méthodes qui ont fonctionné il y a 20 ans, afin de pouvoir s’adapter à l’évolution des métiers, des connexions et de la vitesse d’exécution. 

 

Il faut prendre le temps de perdre du temps pour pouvoir gagner énormément demain. 

 

Les outils informatiques doivent être utilisés de manière flexible, en utilisant chaque possibilité de nouvelles solutions pour se repositionner sur la manière dont le métier est fait aujourd’hui. 

 

En prenant le sujet des projets d’achats, l’utilisation d’un seul dossier pour plusieurs intervenants permettrait une approbation et une validation plus efficaces. La mise en place d’une solution de travail différente est donc nécessaire pour assurer l’efficacité et la réussite de l’entreprise.

 

LA VISION DE LA GEF

 

Il est nécessaire de rendre interopérables les solutions des éditeurs de GEF pour le SIA d’un GHT. 

L’objectif est de permettre une connexion entre toutes les GEF et le SIA, Okaveo par exemple, pour éviter la ressaisie des données de marché et permettre la remontée des consommations financières. 

Les éditeurs travaillent déjà avec des partenaires sur ce sujet, mais ont également développé leur propre solution pour gérer l’aspect documentaire relatif à l’instruction d’un DCE. 

Cette solution sera également rendue interopérable avec les outils actuels du SIA, y compris Okaveo. 

La collaboration entre les éditeurs de GEF pour atteindre cet objectif d’interopérabilité sera obligatoire.

 

LA VISION DU SIA

Il est important de trouver un équilibre entre l’automatisation et le travail manuel dans le domaine de l’achat, en particulier dans les GHT. 

L’accès rapide à l’information est crucial, mais certaines tâches nécessitent toujours une manipulation manuelle. 

L’automatisation doit être dosée pour éviter de tomber dans le piège du fantasme d’un bouton magique qui résout tous les problèmes. Par exemple, La cartographie des dépenses est utile, mais ne doit pas être réalisée trop souvent, tandis que la cartographie des achats peut être effectuée une ou deux fois par an pour avoir une vue d’ensemble et établir des stratégies. 

Le transfert de données doit être effectué en gardant à l’esprit l’objectif final et en se posant des questions sur les endroits où les données doivent être stockées et comment elles seront utilisées.

 

Il convient de souligner également l’importance de la réflexion et du questionnement dans le processus d’achat. Les solutions ne sont pas toujours évidentes, et il faut tenir compte de chaque contexte et organisation. Le métier de l’acheteur doit être pris en compte dans le choix des outils et dans la façon dont les données sont utilisées pour construire des stratégies. 

En fin de compte, cela renforce l’importance du métier et décrit le processus de travail. Il est important de savoir comment travailler et comment faire émerger les projets pour assurer leur réussite.

 

CONCLUSION

 

En conclusion, l’interopérabilité des solutions achats et des GEF est un enjeu majeur dans le contexte des GHT en France en 2023. Les GHT doivent être capables de gérer de manière efficace et homogène les achats de leurs différents établissements, tout en respectant les contraintes réglementaires et en garantissant une qualité de données optimale. 

Les solutions de gestion des achats doivent donc être interopérables avec les GEF, tout en répondant aux besoins spécifiques de chaque établissement. Cela nécessite une concertation étroite entre les différents acteurs, notamment les acheteurs, les informaticiens et les directions des établissements. 

En s’appuyant sur des standards et des protocoles d’interopérabilité reconnus, les GHT peuvent réussir à mettre en place des solutions achats performantes et harmonisées, contribuant ainsi à l’amélioration de la qualité des soins et à la maîtrise des coûts.