J’ai eu le plaisir de revenir avec Amandine Bernstein de revenir sur ce qui a motivé son choix d’Okaveo chez M-TAG et le processus de réflexion qui a amené son organisation à adopter notre solution pour l’agence qui gère les transports en commun de l’agglomération grenobloise, M-TAG.

 

N’hésitez pas à regarder cet échange inspirant, en espérant que vous y trouverez des clefs pour mener le changement que vous voulez dans vos organisations achats.

 

 

Quelques mots pour vous présenter ?

 

Fabrice

Bonjour Amandine et merci de passer ce moment avec moi pour partager un peu vos expériences. 

Peut-être juste quelques mots pour vous présenter ?

 

Amandine

Oui, bien sûr. Bonjour Fabrice, et je suis ravi d’être là avec vous. 

Alors je m’appelle Amandine Bernstein, je travaille chez M-TAG qui est l’exploitant du réseau de transport en commun. 

Donc je suis acheteuse et j’ai suivi une formation scientifique à la base. 

Après avoir exercé quelques années dans les laboratoires, je me suis vu confier une mission un peu transverse pour dépanner qui était d’acheter les réactifs du labo.

Et du coup, j’ai beaucoup apprécié cette mission et j’ai décidé de me réorienter vers les achats. 

J’ai repris une formation, puis j’ai passé le DESMA à l’IA Grenoble.

J’ai occupé des postes d’acheteuse dans le privé et dans le public. 

Et là, ça fait une dizaine d’années que je suis chez M-TAG, donc plutôt dans le public.

 

Kézako M-TAG ?

 

Fabrice

Vous nous parlerez aussi un peu de la différence entre les achats dans le privé et dans le public du coup.

 Amandine vous dites dans les transports, donc du coup à Grenoble, c’est ça et c’est l’activité essentielle ?

 

Amandine

Tout à fait. M-TAG est l’exploitant du réseau de transports en commun de Grenoble. 

Donc on est 1500 salariés, on compte 900 conducteurs environ. 

Le reste, c’est du personnel administratif ou de maintenance. 

Il y a trois sites d’exploitation sur l’agglomération et le siège social qui est sur Échirolles. 

La mission principale, c’est d’exploiter le réseau de transport, d’assurer la maintenance tant du matériel que des bâtiments.

Et puis, bien sûr, de réaliser avant tout l’offre de transport.

Avec un actionnariat donc 33 % en métropole et 67 % le SMAG qui est l’autorité de transport de l’agglomération, qui va décider de tous les investissements et de l’offre de transport pour l’agglomération.

 

Quelles réflexions environnementales sur la mobilité ?

 

Fabrice

J’imagine qu’il doit y avoir des changements, en tout cas des réflexions dans cette offre de mobilité aussi, parce que forcément, parce que de partout, on sent une effervescence sur les évolutions des habitudes, sur la prise en compte de la dimension environnementale. 

Vous êtes aussi concernés par ces sujets, j’imagine ?

 

Amandine

Absolument.

Ça fait partie des grands objectifs de M-TAG de verdir le parc et l’acquisition de bus beaucoup plus verts, au gaz par exemple, des bus électriques aussi. 

Et puis de s’adapter aussi aux nouvelles pratiques de transport des usagers, c’est à dire de ne plus réfléchir que sur la partie transports en commun, tram / bus, mais de pouvoir intégrer, tous les autres moyens de transport et pouvoir faciliter à l’usager le passage de l’un à l’autre.

 

A quoi ça ressemble les achats chez M-TAG ?

 

Fabrice

Alors les achats du groupe dans une organisation comme M-TAG, à quoi ça ressemble ?

 

Amandine

On est un petit service quand même chez M-TAG, on est rattaché à la direction administrative et financière.

 

Le service est composé de sept personnes. 

• Le responsable achats 
• J’occupe le poste d’acheteuse 
• Il y a une approvisionneuse, qui va gérer toute la partie achats à stocker : pièces de bus, pièces de tram, pièces pour la voie également. 
• Et puis on a trois assistantes, par exemple, il y en a une qui plus dédiée sur les marchés, qui va m’appuyer au quotidien.

Une personne qui va plutôt gérer les commandes.
Une autre qui est plus polyvalente. 

• Et puis une alternante aussi, parce qu’on aime bien aussi partager et former.

 

Fabrice

On passe aussi un peu de temps à partager et à aider aussi ces jeunes qui entrent sur le métier, à se confronter à des situations réelles, donc c’est souvent des bonnes opportunités. 

 

Quelques chiffres pour le service achats

 

Fabrice

Quelques chiffres : C’est quoi le montant des dépenses ou des éléments comme ça qui nous permettent de mieux appréhender ce que vous faites avec cette petite équipe ?

 

Amandine

On a 49 millions d’euros d’achats, à peu près. 

43 millions qui sont plutôt dédiés à tout ce qui est achat, stocks, appel d’offres et qui comprennent 9 millions d’euros d’investissement environ. 

Et puis on a 6 millions de stock.

 

Fabrice

Au passage, voilà une acheteuse qui connaît ses chiffres d’achats et c’est pas mal. 😉

 

Quels objectifs pour M-TAG ?

Fabrice

Il y a des attentes, des objectifs ou des challenges un peu particuliers pour cette organisation achats ? On vous attend sur quoi quand on est chez M-TAG ?

 

Amandine

Alors il y a une grande attente qui est due au contexte de M-TAG. 

M-TAG répond à des contrats d’obligation de service public. 

Dans le dernier contrat qu’on avait, on avait pris l’engagement de ne plus avoir aucune relation commerciale avec nos fournisseurs.

Et de ce fait là, le nouveau contrat qui a débuté début 2022, pour pouvoir satisfaire au fonctionnement de M-TAG, on devait repasser toutes les relations commerciales avec les fournisseurs. 

Donc, le gros gros challenge était de savoir comment passer cette charge qui était totalement exceptionnelle, tout en assurant la satisfaction de nos clients internes. 

Parce que c’est quand même pour ça qu’on travaille. 

Et en garantissant aussi la sécurité du processus, parce que c’est bien de pouvoir faire les choses rapidement, mais il faut, il faut les faire bien et en toute sécurité.

 

Donc on s’est posé cette question et du coup, on s’est demandé comment on allait pouvoir développer notre performance pour pouvoir répondre à ces attentes là. 

Et du coup, pour ça, on a réfléchi et on a un peu regardé ce qu’on faisait, on s’est interrogé sur nos pratiques et puis on s’est demandé comment on pourrait faire avec des moyens qui restent raisonnables, comment faire pour passer tout ça.

 

• On a vu qu’on avait des informations, certes, mais qui étaient un peu dans tous les sens. 
• On a vu qu’on avait beaucoup de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, beaucoup de ressaisie, des choses comme ça. 
• On a vu aussi qu’on avait certes de l’historique, mais que pour aller déterrer, il fallait s’armer de sacrés outils.

• On a vu aussi qu’on avait des risques qui n’étaient pas trop maîtrisés, notamment la veille réglementaire. 

C’est vrai que les choses évoluent sur le code des marchés publics et si on ne se tient pas au fait, il y a un risque.

Et puis des risques qui s’appliquent là à tous les acheteurs : Loi Sapin 2, la fiabilité financière des fournisseurs, et cetera.

 

Donc en regardant tout ça, on s’est dit comment on va pouvoir faire attention à tout ça ? 

Et du coup, on a décidé d’essayer d’intégrer au maximum dans notre processus d’achat toutes ces données en supprimant le plus possible les ressaisies pour minimiser les risques d’erreurs.

 

Était ce une réflexion en interne ?

 

Fabrice

Ce processus, c’est vraiment l’équipe qui s’est emparée de ce questionnement ? 

Et du coup, l’idée d’aller réfléchir un peu différemment avec des outils, et cetera, ça vient vraiment de l’intérieur de l’organisation ? 

C’est vraiment un constat que vous avez partagé entre vous ?

 

Amandine

Il y a une personne qui porte les choses, alors j’y suis allé avec mon petit bâton de pèlerin.

 

Comment implémenter le changement ?

 

Fabrice

C’est ça qui est intéressant souvent, si vous voulez, pour faire le parallèle avec ce que nous on voit, c’est que quand on engage des transformations, puisque c’est de ça dont on parle bien, il y a toujours la petite graine qui est quelque part chez une personne qui est convaincue et du coup, qui construit bien aussi un petit peu les éléments pour embarquer un peu le reste.

 

Alors des fois, ça peut être une équipe, un chef, un directeur financier, etc.

Et moi, je trouve que c’est ça qui est intéressant de voir aussi, c’est qu’au départ, ce que vous êtes en train de nous dire, c’est vous qui aviez cette conviction quelque part, cette vision qui s’est forgée. 

Et puis après, vous avez fait votre travail et c’est ce que j’aime bien aussi qu’on partage.

Comment vous y êtes vous prise, du coup ?

 

Amandine

En fait, j’ai observé. 

Je me suis dit : “Dans ce contexte là, comment faire pour garder une équipe motivée ? Comment faire pour ne pas se tromper à chaque fois qu’on va faire quelque chose ? Comment faire pour suivre ?”

Parce que pour vous donner une idée dans les chiffres, je ne les ai pas donnés tout à l’heure, mais en règle générale, on passe une trentaine de procédures par an. 

C’est 30-40, ça dépend des années. 

Là, on est à 65. 65, c’est une charge importante à notre niveau. 

Comment faire pour que tout ça reste solide ? 

Et donc je me suis dit : “Pour y arriver, il nous faut du temps. 

Et comment gagner du temps ? 

Bah on enlève tout ce qui ne sert à rien. Pour y arriver, il me faut une équipe motivée. 

Comment je motive mon équipe ? 

En arrêtant de leur faire faire quinze fois la même chose, mais en leur disant tu vas faire ça, et à côté, tu vas pouvoir créer de la valeur en te concentrant sur autre chose.”

 

Et donc ça, c’est par l’observation. 

Et puis bien sûr, après tout un travail au niveau de la hiérarchie bien sûr, pour essayer de les convaincre de cette démarche là.

En leur montrant aussi par l’exemple, en se trompant aussi parce que grâce aux erreurs, on arrive parfois à avoir une oreille attentive.

Et grâce à tout ça, on a réussi à faire bouger les choses et faire avancer ce projet.

 

Quel a été le chemin de réflexion ?

 

Fabrice

C’est intéressant de dire aussi, ça se construit étape après étape. 

Il y a des logiques, un peu, d’influencer, d’organiser certaines personnes qui sont importantes. 

Et donc du coup, vous en arrivez à vous dire que ce regard ou cette vision autour du digital, peut être un sujet qui peut vous permettre de franchir ce cap.

 

Du coup, vous avez un petit peu, j’imagine, fait votre travail d’acheteuse, c’est-à-dire aller un peu voir des solutions. 

Vous avez un peu assisté, comme on l’organise nous aussi souvent avec des personnes qui réfléchissent et qui, qui en voyant des solutions, des démonstrations, réfléchissent, construisent leur projet. 

C’est comme ça aussi que vous avez pratiqué ?

 

Amandine

Tout à fait. On est allé voir les solutions, on a interrogé, on a fait notre travail d’acheteurs. 

On a été aussi challengé par la DSI là-dessus, qui nous a dit : “Peut-être que vous avez une idée, mais ouvrez vous, regardez ce qu’il existe d’autre.”

On a rencontré plusieurs fournisseurs, on a eu plusieurs démonstrations et le choix s’est fait très vite.

 

Je vous avoue que j’ai été très très rapidement convaincue par la solution d’Okaveo. 

 

Quels ont été les points décisifs pour Okaveo chez M-TAG ?

 

Fabrice

Sans rentrer dans les grands détails, parce que ce n’est pas l’objet de cette vidéo, mais quand même. 

C’est quoi les quelques points où quand vous avez vu Okaveo, vous vous êtes dit : “Par rapport à ce que j’imaginais, et à ce qu’on a envie de faire, je pense que ça peut nous aider.” ?

 

Amandine

En fait déjà la solution en elle même, elle répondait vraiment à mes attentes. 

Alors l’attente initiale était la gestion des procédures d’appel d’offres. 

Donc de vraiment pouvoir marquer les jalons et pouvoir les suivre, recevoir des alertes pour ne pas rater en fait, une étape. 

L’outil là dessus est très bien fait et très rapidement, ça a été la meilleure solution la plus adaptée par rapport à ce qui nous a été présenté.

 

Au delà de ça, on a senti derrière une équipe de professionnels et de personnes qui connaissent le métier.

Parce que ça n’a rien à voir, quand on a affaire à une solution qui est réalisée par des personnes, des achats, la vision est différente, elle est beaucoup plus adaptée. 

Donc, au niveau besoins de l’acheteur, ça répondait parfaitement.

 

Et ce qui était très intéressant aussi, c’est au niveau de l’ergonomie de l’outil, de la prise en main facile pour les clients internes. 

Parce que l’outil, l’intérêt qu’il a, c’est qu’il est collaboratif, on peut partager.

Et pour que ça se passe bien ce partage, il faut que les personnes puissent y aller facilement. 

Et l’outil est fait de telle manière qu’il est très facile de le prendre en main.

Donc ça a été vraiment aussi quelque chose qui nous a décidés. 

 

Et puis le dernier point, c’était que d’autres outils spécialisés achats qui nous ont été proposés nécessitaient, pour nous, de changer de profil de l’acheteur.

De changer pour une utilisation optimale, de changer nos pratiques actuelles, alors qu’on n’avait pas du tout le souhait de le faire.

Et Okaveo pouvait s’intégrer dans nos pratiques. Et ça, vraiment, ça nous a aussi décidé.

 

Un premier bilan après un an d’utilisation ?

 

Fabrice

Du coup, on a démarré maintenant depuis plus d’un an. 

Et du coup, entre la promesse et la réalité, est ce qu’on est au rendez-vous ? 

On a tenu les engagements ?

C’est quoi le premier bilan qu’on peut faire ? 

C’est intéressant là, après plus d’un an.

On peut se dire les choses et il n’y aura pas de censure, promis, on vous dit tout.

 

Amandine

Alors au niveau des clients internes, on a eu une très bonne adhésion et ça, c’est très important pour nous parce que si eux ne veulent pas jouer avec nous, ça peut être très compliqué.

 

Fabrice

Je profite parce que c’est intéressant : je vous demande le bilan et la première chose que vous me dites, c’est pour moi très symbolique et très important, vous parlez des clients internes, et j’aime beaucoup ça. 

Parce que même si bien sûr, et vous l’avez dit, c’est une solution qui transpire vraiment le métier achat.

 

Nous, on l’a beaucoup faite en se disant il faut qu’elle vous soit utile à vous pour installer le métier aussi avec ceux avec qui vous travaillez. 

Et c’est souvent un retour qu’on a sur le bon usage, parce que le client interne, un peu contrairement à vous, il va pas être connecté tous les jours à Okaveo, et c’est normal.

Et du coup quand il va revenir de temps en temps, il faut qu’assez rapidement il puisse retrouver son info sur un planning, sur un fournisseur.

C’est intéressant et j’encourage ceux qui nous écoutent quand ils réfléchissent à leurs projets, à bien réfléchir à ceux qui vont avoir à l’utiliser. 

Notamment, en effet, ces clients internes.

D’autres points ?

 

Amandine

Bien sûr.

Alors au niveau de l’équipe achats, pareil, l’adhésion, elle a été très bonne.

Pour rien au monde elle ne reviendra en arrière. 

Vraiment tout le monde apprécie la solution. 

 

Et puis moi, je vais vous dire une chose, c’est que l’outil va au-delà de ce que j’attendais. 

On était parti pour ne déployer que la partie gestion des procédures.

On travaille sur d’autres modules parce que vous proposez une solution complète. 

Donc c’est vraiment très intéressant, ça nous a permis vraiment d’élargir le champ des possibles chez nous. 

Et puis moi, j’apprécie tout ce qui gravite autour d’Okaveo aussi : vos webinaires, les clubs, l’équipe qui est hyper performante et pertinente. 

J’apprécie l’écoute, mais ce n’est pas de l’écoute commerciale, de l’écoute qui caresse le client dans le sens du poil.

 

C’est de l’écoute où on peut nous dire un jour : “Non, Amandine, là ce que tu demandes, c’est trop, c’est trop ciblé, ça ne concerne que toi, nous, on va pas y aller. Et là, oui, ça c’est super idée. Allez, on va regarder pour le développer.”

 

C’est une solution qui évolue au cours du temps, qui je pense évoluera encore énormément, et qui apporte, en tout cas à mon niveau, un dynamisme important dans le pilotage des achats.

 

Fabrice

Vraiment un grand merci pour ce retour, encore une fois. 

Bien sûr, je rougis, je suis très flatté et surtout je suis très heureux pour vous, pour toute l’équipe, parce que c’est vrai qu’on prend beaucoup de plaisir à travailler avec nos clients. 

Et c’est chouette voilà d’avoir des témoignages comme ça.

Et puis après comme vous dites, on se dit les choses.

Donc des fois, il y a aussi, des choses qui ne fonctionnent pas ou sur lesquelles on est moins performant donc on continue à se le dire.

Quelques mots sur l’interopérabilité de la solution Okaveo chez M-TAG

 

Fabrice

Dans votre cas, je crois, on est allé aussi dans une logique d’interopérabilité où on a commencé les travaux de connexion avec avec achatpublic.com également, puisque du coup on est partenaire sur la solution.

Vous pouvez en dire quelques mots de la manière dont c’est utilisé ou ça commence à être utilisé? 

 

Amandine

Très volontiers.

Alors effectivement, donc on a connecté depuis quelque temps Okaveo avec achatpublic, donc sur une partie du processus. 

En fait, aujourd’hui ce qui est possible c’est de faire remonter vraiment quelques données du besoin dans achatpublic et de faire descendre les fournisseurs qui répondent à nos marchés. 

Donc tout à l’heure, comme je parlais de ressaisies, de perte d’informations, de perte d’historique, là, typiquement, on est dedans. 

 

C’est -à -dire que ressaisir une donnée qu’on a mis dans Okaveo ou dans achatpublic, ça n’intéresse personne. 

Souvent aussi, ce qui s’est passé, c’est que les fournisseurs qui avaient répondu à nos marchés mais qui n’étaient pas titulaires, et bien on les perdait.

Alors que là ils descendent, ils sont enregistrés, ils sont dans les prospects, donc on sait qu’ils ont voulu travailler avec nous et on pourra développer des relations commerciales prochainement.

 

Donc ça, c’est une première étape qui fonctionne très bien, 

Pour être totalement transparente, on utilise que la descente des fournisseurs parce qu’aujourd’hui, ce qui remonte dans achatpublic n’est pas assez complet pour satisfaire à notre besoin. 

Mais j’ai eu des nouvelles récentes et je sais que cette évolution arrivera d’ici la fin octobre, je crois ?

 

Fabrice

Bien vu, vous avez les bonnes infos. 

Vous êtes bien connectée aux bonnes personnes.

Je fais une petite parenthèse. 

Généralement, quand on identifie avec vous des évolutions, on aime bien, bien sûr, vous faire participer à l’expression de besoins et à la manière dont c’est mis en place.

Et on aime bien démarrer assez vite l’histoire, plutôt que de dire : “ça y est, on a tout compris, on va entrer dans neuf mois de développement, vous n’allez plus entendre parler de nous, et puis à un moment donné, hop, on va tout livrer sur la table.”

Nous, on aime bien dire : “Allez, on démarre l’histoire.” 

Et en effet, c’est exactement ce qu’on a fait avec achatpublic.

 

C’est ce qu’appellent aussi les développeurs le développement agile. 

C’est à dire qu’à la fois, c’est plus rapide, ce qui est aussi intéressant, c’est qu’on a aussi plus vite votre tour en disant : “Super, on est dans la bonne direction” ou “Attention ça, c’est pas très pratique”.

 

Mais on avait bien conscience quand a démarré avec vous, qu’on était vraiment sur un début.

Et là, on est en train d’accélérer parce qu’on a aussi d’autres clients qu’on est en train de connecter avec achatpublic, entre autres, et d’autres profils acheteurs. 

 

Et donc l’idée, c’est vraiment que si une donnée est saisie quelque part, et qu’elle est utilisable et utilisée ailleurs, on puisse la transporter sans la ressaisir.

Et c’est ça le parcours utilisateur qu’on veut créer.

Donc on est, on est sur le chemin. 

Voilà, on n’est pas encore tout à fait là où on doit être, je pense qu’on peut franchir encore quelques étapes. 

Mais oui, il va y avoir une prochaine étape importante fin octobre.

 

Amandine

Alors oui, oui, oui, très importante puisque si j’ai bien compris, on va pouvoir déclarer notre besoin dans Okaveo et l’intégralité des données ne remontera pas sur le profil de l’acheteur, mais bien sur notre outil d’aide à la rédaction. 

Et du coup on se dit que ça change tout. 

Parce que nous, on établit nos fiches projets dans cet outil d’aide à la rédaction.

Donc là, ça va être extra. 

On aura encore une fois encore moins de données à ressaisir, des risques d’erreurs amoindris. Enfin, c’est parfait.

 

Fabrice

Merci du retour. 

 

Un conseil pour nos spectateurs ?

 

Fabrice

Alors du coup, j’aime bien terminer ces échanges avec une question autour de autour d’un conseil. 

Voilà donc là les personnes qui vont regarder cette vidéo, ce sont des acheteurs, des acheteuses comme vous.

Certains qui sont en train de se poser des questions, d’autres qui construisent leur projet et qui sont en train de transformer, développer leur organisation.

 

Et je me dis bien voilà, on a Amandine qui, avec toute son équipe, est vraiment dans cette dynamique. 

Et puis moi, je peux vous dire que à chaque Klub, Amandine est là, elle s’exprime, elle montre des choses, elle a aussi de l’exigence, mais de l’exigence qui nous va bien dans la bienveillance.

Et je trouve que ça nous tire aussi vers le haut. 

 

Du coup, c’est quoi le conseil Amandine qu’on pourrait partager avec ces personnes qui nous écoutent ?

 

Amandine

Moi, ce que j’aurais envie de dire par rapport à la situation que j’ai vécue, c’est que déjà, il n’y a aucune fatalité. 

Même si à la base, une situation peut paraître un peu immense, un peu comme un iceberg, il n’y a pas de fatalité là-dedans. 

• Il faut discuter avec d’autres acheteurs 
• Il faut discuter avec ses fournisseurs
• Il faut questionner ses pratiques, se demander pourquoi on fait les choses
• Il faut aussi écouter les clients internes, écouter les membres de son service 

 

Et grâce à ça, avec un peu de courage et un peu de curiosité, je suis sûr qu’on peut mener de beaux projets.

 

Fabrice

Pour terminer, je me souviens de la toute première fois où on a fait une démonstration de la plateforme avec Amandine et un dirigeant de son organisation, vous vous en souvenez, sûrement aussi.

Et ça ne s’était pas hyper bien passé, ou en tous les cas, ce dirigeant avait plutôt été sur la réserve. 

 

Et moi même, quand on a terminé la démo, j’ai dit à mon équipe : “On a vu les gens de chez M-TAG, mais quand même, ça va pas être facile, parce que j’ai le sentiment qu’il y a besoin encore de faire un travail de conviction, peut être, d’explication.”

 

Et du coup, vous n’avez pas lâché l’affaire comme on dit, c’est-à-dire que vous y êtes revenue.

Et alors pour la belle suite de l’histoire, c’est qu’on s’est retrouvé, vous et cette personne, à notre Klub, et je lui ai relaté cette anecdote.

Il me dit : “Vous savez, nous, c’est c’est notre manière de fonctionner. Puis Amandine, quand elle a une idée ou un projet, elle est convaincue. Eh bien, du coup, voilà, elle a été tenace.”

Donc le conseil : Ténacité. 

Vous avez raison et on n’a pas besoin d’être tous très convaincus. 

Il n’y a besoin que de quelques personnes pour embarquer. 

Dans tous les cas, vous en êtes une belle preuve. Et c’est très agréable. Et on est très fier de vous avoir comme cliente.

 

Et j’aime bien votre état d’esprit aussi qui est toujours de chercher à faire mieux, à penser ceux avec qui on travaille, les clients internes, je trouve qu’on progresse et ça vous permet aussi d’installer les achats chez M-TAG au niveau où ça doit être. 

 

Un grand merci Amandine.

 

Je remercie encore Amandine pour son témoignage et sa transparence. Et si vous aussi vous êtes curieux de monter votre organisation achats au niveau supérieur, n’hésitez pas à nous contacter pour parler de votre projet ! 😉