Le digital achats et les achats indirects vont bien ensemble !

Dans cet article je vous propose de revenir sur les éléments de contexte qui caractérisent les achats indirects. Nous verrons ensuite en quoi le digital peut aider les acheteurs indirects ou hors production à améliorer sensiblement leur performance. Je terminerai par quelques pistes pour aller plus loin.

Rappel sur la notion d’achats indirects

Nous relevons dans les organisations achats deux grands types ou domaines d’achats : les achats de production ou achats directs et les achats hors production ou achats indirects.

Dans cet article, j’évoquerai le terme achats indirects, mais vous avez compris qu’il s’agit de la même chose que les achats hors production ?

Les achats indirects représentent donc l’ensemble des produits et services dont une entreprise a besoin pour fonctionner mais qui n’entrent pas directement dans le cœur de sa prestation, de sa production. On retrouve par exemple les systèmes d’information, les flottes automobiles, les capex (dépenses d’investissement), les transports et voyages, les prestations intellectuelles, le facility management, les frais généraux, la maintenance…

Certaines entreprises parlent aussi d’achats non stratégiques ; je ne recommande pas d’utiliser cette expression. C’est dangereux car dans certains cas, les achats indirects peuvent revêtir un caractère stratégique. Ce sont deux notions différentes. Nous reviendrons dans un prochain article sur la notion d’achats stratégiques ; ce sera alors l’occasion de vous présenter Peter Kraljic !

De manière générale, il est vrai que les achats indirects revêtent une importance moindre. C’est d’ailleurs une des raisons de son manque d’intérêt de la part des entreprises.

Quelques constats sur le pilotage des achats indirects

Une étude d’Acxias sur les achats indirects publiée en 2019 donnent quelques indications intéressantes sur la manière dont les achats indirects sont traités dans les entreprises.

• En moyenne, les achats indirects pèsent 45 % des dépenses.
• Près de 20 % des entreprises interrogées déclarent que la prise en charge des achats indirects n’est pas une priorité.

• Les familles d’achats les plus traitées sont « les systèmes d’information & télécom et les flottes de véhicules », puis viennent ensuite les dépenses d’investissement (Capex), le transport & logistique, les voyages & déplacements, et les prestations intellectuelles.
• Les économies ne sont pas la zone principale d’intérêt sur ces familles ; il s’agit plutôt de la qualité et le taux de satisfaction des utilisateurs internes.

Nous pouvons partager un premier constat : les achats indirects représentent encore un beau terrain de jeu pour les acheteurs. Et ceci pour au moins 2 raisons. Ils peuvent :

1. Améliorer la qualité et le service aux utilisateurs ; c’est une excellente manière aussi d’installer la culture achats dans une organisation

2. Dégager des gains économiques (importants pour certaines catégories de dépenses)

Mais alors pourquoi les acheteurs ne sont pas aussi présents sur ces sujets ?

Comme nous l’avons vu plus haut, « s’occuper des achats indirects » n’est souvent pas considérée comme une priorité. C’est aussi parce que bien souvent, c’est un peu plus compliqué.

« On n’a pas le temps de tout faire ! » : voici un retour d’un de mes clients quand je lui demande pourquoi il ne s’occupe pas des achats indirects. C’est assez direct et tellement vrai. Le manque de ressources est une des causes du désintérêt sur ces catégories de dépenses. C’est pourquoi ces dernières années, nous avons vu l’émergence de spécialistes de catégories de dépenses.

La base fournisseurs est importante et très fragmentée ; c’est d’ailleurs souvent le signal évident d’un manque de contrôle de ces domaines d’achats. C’est ici que nous parlons souvent des « achats sauvages ».

Les utilisateurs ou prescripteurs sont très nombreux (et quelquefois pas très organisés) ; dans ce contexte-là, qui est MON client interne ? Avec qui je discute du besoin ? Prenez l’exemple de la reprographie ; cela parait simple comme cela, mais demandez aux acheteurs qui s’en occupe comment ce sujet est sensible.

Les entreprises sont encore « faiblement » dotées de solutions informatique et systèmes pour bien gérer ces dépenses. Les achats de production disposent de toute la puissance de l’ERP avec une gestion structurée et rationalisée. Mais c’est aussi souvent plus « simple », car le demandeur est unique (c’est le système de production) et le produit et service est normé. Par conséquent le système d’informations préféré de l’acheteur reste … Excel ?

Enfin, et il ne faut pas l’oublier, les acheteurs ne disposent pas toujours des compétences ou des savoir-faire pour bien traiter de ces familles d’achats. Ce sont souvent de jeunes acheteurs inexpérimentés qui sont positionnés sur ces sujets.

Pourquoi le digital achats est une aide précieuse pour s’occuper des achats indirects ?

Une fois le constat posé par quoi faut-il commencer ? Plusieurs pistes s’offrent à vous ; votre choix est naturellement fonction des enjeux et des ressources disponibles.

Je vous livre ci-après quelques orientations que nous rencontrons régulièrement

• Définition du processus achats sur certaines catégories
• Mise sous contrôle de la base fournisseurs
• Définition de stratégie achats …
• … et de plans d’actions pour obtenir les performances attendues
• Optimisation de la logistique
• Délégation de certaines catégories de dépenses à des experts
• Etc.

Tous ces sujets sont importants car ils sont autant d’aides à bien prendre en charge ces dépenses indirectes. Très vite, vous allez aussi vous apercevoir de la nécessité de disposer d’un « dispositif digital » adapté, d’où la nécessité de s’intéresser dès maintenant aux possibilités ses systèmes d’informations achats.

Les « solutions » et autres applications digitales sont maintenant beaucoup « achats compatibles ».

Je veux dire par cette expression, que nous trouvons maintenant des fonctionnalités utiles et conçues pour des acheteurs.

Je vous ai listé ci-après 8 thèmes et sujets qui peuvent clairement vous aider à améliorer sensiblement votre performance sur le traitement des achats indirects.

1. Les suites achats ou solutions de type ProcureToPay

Les solutions digitales des achats peuvent être classées en 2 grandes catégories : les suites achats ou P2P et les solutions spécialisées. Dans ce premier thème, nous allons évoquer les solutions de type ProcureToPay. Ce terme désigne le processus achats d’une entreprise, allant de la demande d’achat au paiement. Il couvre ainsi les principales étapes du processus achats ; la demande d’achat, l’achat et le règlement du paiement.

Ce sont des solutions « intégrées » ; c’est souvent assez complet en terme de fonctionnalités et s’adresse ou plutôt s’adressait aux grands comptes. En effet, les coûts de mise en œuvre pour l’ensemble de la solution sont généralement de plusieurs centaines de milliers d’euros. Ce sujet évolue avec des concurrents qui s’attaquent maintenant au marché des PME et du mid-market.

Les principaux acteurs sont www.ivalua.com, www.determine.com, www.coupa.com, www.ariba.com, www.proactis.com, etc.

(inspiration www.manutan.com)

2. Les solutions spécialisées

A côté de ces solutions offrant de nombreuses fonctionnalités, on a vu apparaître plusieurs acteurs se spécialisant sur un des aspects du métier achats : le sourcing, la gestion des contrats, la consultation, la négociation en ligne, … et le pilotage des achats.

Ce sont généralement des solutions très « pointues » en terme de métier achats, naturellement plus abordables et toutes connectables entres-elles (Connecteurs API).

Cela permet à une direction achats de vite démarrer sa digitalisation et de pouvoir « grandir » et se développer à son rythme et en fonction de ses besoins. La liste s’allonge tous les jours des nouveaux venus et des plus anciens sur ces sujets.

Je vous propose ci-après quelques-uns d’entre-deux que nous connaissons bien.

Gestion de la conformité des fournisseurs : www.e-attestations.com, www.infolegale.com, www.provigis.com, etc.

Informations financières : www.creditsafe.com, www.altares.com, www.bvdinfo.com, www.inforisk.ma (pour les sociétés basées au Maghreb), etc.

Pilotage et stratégie des achats : www.okaveo.com

Nous avons développé cette plateforme pour permettre aux acheteurs de retrouver en un seul endroit l’ensemble des informations nécessaires à la réalisation de leur métier. Depuis l’expression du besoin avec les clients internes, jusqu’au suivi du contrat, en passant par le dossier achats et la relation avec les fournisseurs. Okaveo grâce à son module de pilotage et ses tableaux de bord permet aux équipes achats de communiquer et d’améliorer ainsi rapidement leur visibilité.

Je veux en savoir plus sur Okaveo !

3. Les catalogues

Les achats indirects c’est le royaume des achats de classe C (découvrez Vilfredo Pareto dans cette vidéo). En clair, vous avez à gérer de très nombreuses références d’articles avec de faibles valeurs. Ce sont souvent des articles et références que nous retrouvons dans des catalogues. Les fournisseurs vous proposent maintenant tous d’accéder à leurs catalogues en ligne. Pour ceci, ils utilisent souvent la technologie du Punch Out.

Que veut dire « Punch-Out » ?

C’est Ariba (solution américaine d’achats) qui a créé cette technologie, aujourd’hui reprise par tous les acteurs des solutions ProcureToPay. Le Punch-Out désigne la connexion entre l’environnement d’achat des entreprises et la solution web de leurs fournisseurs. Cela permet aux entreprises d’accéder directement au site de leurs fournisseurs, où s’appliquent leurs conditions contractuelles négociées (prix, frais de port…), et de rapatrier les demandes d’achats dans leur propre environnement de validation.

(définition www.manutan.com)

4. Les places de marché

Vous connaissez tous Amazon, la Fnac ou encore Cdiscount : tous ces géants de l’e-commerce utilisent une place de marché pour mettre en relation les vendeurs avec des acheteurs, souvent des particuliers. Il existe maintenant des entreprises qui créent leur propre place de marché. C’est donc un tout nouveau terrain pour les directions achats. Et c’est très intéressant !

Comment fonctionne une marketplace ou place de marché ?

La marketplace ou place de marché est une plateforme qui met en relation des acheteurs et des vendeurs sur Internet. C’est un peu comme un centre commercial. Et donc la place de marché se rémunère généralement sur les transactions réalisées. Toutes les places de marché proposent des fonctionnalités pour aider les vendeurs et les acheteurs à mieux faire leur commerce.

Les principaux acteurs pour créer une place de marché spécifique : www.mirakl.com, www.wizaplace.com, www.izberg-marketplace.com, www.origami-marketplace.com, www.uppler.com, etc…

Il existe aussi des places de marché sectorielles.

Bas du formulaire

5. Le big data

Les solutions logicielles permettent désormais de traiter de très nombreuses données et de les organiser afin de rendre disponible ces informations pour les acheteurs. C’est important pour notre métier, car c’est bien souvent un problème rencontré : comment traiter facilement et rapidement les données ? Regardez par exemple comme c’est difficile pour certains de réaliser une cartographie de dépenses ?

6. L’open data

Il existe désormais de plus en plus de données disponibles à tous ; c’est l’open data. Et en plus, elles sont gratuites ! C’est très intéressant pour notre métier, car l’utilisation de ces informations va orienter certaines décisions, certaines actions. Cela permet notamment d’accéder à des données de sourcing, plus facilement.

7. Le machine learning

Nous commençons à voir des solutions qui proposent le traitement et l’enrichissement de vos informations grâce à leurs algorithmes. C’est naturellement une piste intéressante pour les organisations achats qui souhaite réaliser leur cartographie des dépenses et leur segmentation achats par exemple. On peut aussi imaginer de ces solutions pour le traitement de données fournisseurs issues de la production par exemple.

8. Les RPA (Robotic Process Automatisation)

Le RPA est une technologie utilisant des logiques métiers et des intrants structurés, dont l’objet est d’automatiser les processus métier. Grâce aux outils de RPA, une entreprise peut configurer un logiciel, ou un « robot », pour capturer et interpréter des applications afin de traiter une transaction, manipuler des données, déclencher des réponses et communiquer avec d’autres systèmes numériques.

Les scénarios de RPA vont de la simple création d’une réponse automatique à un courrier électronique au déploiement de milliers de robots, chacun étant programmé pour automatiser des travaux dans un système ERP.

Les acheteurs vont enfin pouvoir gagner du temps !

(source www.zdnet.fr)

Les avantages apportés par le digital pour les organisations achats

En utilisant les possibilités du digital, les acheteurs vont pouvoir améliorer (rapidement) 3 points essentiels de leur métier.

1. La qualité

En effet, le digital et plus largement la dématérialisation vont permettre d’utiliser les mêmes informations tout au long du processus achats ; et ceci sans avoir à les ressaisir. On va donc supprimer un risque important d’erreurs.

2. La réduction des coûts administratifs

Le coût de traitement d’une facture incluant toutes les étapes depuis l’expression du besoin est estimé suivant les études de 50 à 150 euros. Avec le digital sur l’ensemble de la chaine, ce coût est ramené à 20 euros environ.

Nous savons aussi que l’impact de la mise en place de solutions dématérialisées est très important dans certains services comme la comptabilité par exemple.

3. La coopération et la satisfaction utilisateurs

La mise en plateforme de solutions et autres plateformes collaboratives améliore sensiblement la coopération entre les équipes. Chacun a accès aux mêmes informations, au même moment.

Enfin, les utilisateurs peuvent enfin utiliser des solutions simples et qui leurs facilitent la vie ?

Pour aller plus loin

Je vous propose la lecture du compte-rendu de la Conférence Achats 2019 dédiée aux achats indirects organisée par Procure.ch à Lausanne et animé par l’excellent Hugues Poissonnier.

Découvrir Okaveo, plateforme de pilotage et stratégie achats

Fretly, un nouvel acteur spécialiste des achats de transport

Le site web de Manutan qui communique beaucoup autour des achats indirects ; c’est leur terrain de jeu. Les informations sur le métier sont intéressantes et vous permettront de développer votre connaissance de ce sujet.

L’étude d’Acxias sur les achats indirects.

Le site du premier événement digital achats en région : http://forumdigitalachats.com/